機密書類の処分を任された人必見! 処分方法や注意点について


書類必要なくなってしまった機密書類の処分を任されて、困っていませんか? 初めて機密書類の処分を任されると、さすがにどう手を付けていいか分からなくて困ってしまう人も多いでしょう。特に重要なものでなければ処分も気軽に行えますが、機密書類となると、その会社の重要な情報がかかわってくるため、そう簡単に処分することはできませんね。そこで、この記事では機密書類の処分方法や、処分における注意点をご紹介します。これから機密書類の処分を行うという人は、ぜひ参考にしてくださいね。

  1. 機密書類を処分するときの注意点
  2. 機密書類を処分する方法は?
  3. どんな書類が機密書類なの?

1.機密書類を処分するときの注意点

機密書類には、その会社の大切な情報がぎっしりつまっています。そのため、それらが外部にもれてしまうことを防ぐためにも、細かいところに注意しながら処分を行う必要があるのです。それでは、より安全に機密書類を処分するためにも、意識しておきたい注意点をご紹介しましょう。

1-1.いい加減に処分すると罰金などの可能性も…?

企業によっては、顧客の個人情報などを取り扱う場合もあるでしょう。この場合、その企業はおのおのの個人情報をしっかりと守らなければなりません。もし、これを守れず、顧客の個人情報が外部にもれてしまった場合、30万円以下の罰金か、最悪半年以下の懲役が課せられる可能性があるので注意が必要です。また、被害を受けた顧客からのクレーム対応で、企業全体が大混乱に陥ります。その上、社会から企業自体が信頼を失ってしまうのです。その結果、機密書類の処分を担当した人には、重大な責任がかかることになります。こうした最悪な事態を防ぐためにも、機密文書の処分には十分に注意しましょう。

1-2.業者に依頼する場合は、信頼できるところを選ぶ

機密書類の処分を個人的に行うのは、なかなか大変なものです。特に、全体の量が少なければ良いですが、大量の書類を処分するとなった場合、とても1人では抱えきれませんね。そこで、オフィスの片付けなどを専門にしている不用品回収業者などを利用して、機密書類を処分する人も多いようです。ただし、このような業者を利用する場合、必ず慎重に業者選びを行うようにしましょう。万が一、悪徳な業者を選んでしまった場合、機密文書の情報を悪用されてしまう可能性があるため、大変危険です。ホームページを確認して、その業者が資格を有しているところなのか、フリーダイヤルなど専門の電話番号があるか、所在地が明確か、などを確認しましょう。この3点を確認するだけでも、悪徳業者に遭遇する確率を下げることができます。

2.機密書類を処分する方法は?

では、実際に機密書類を処分するには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、機密書類を処分するときの方法を3つご紹介します。

2-1.シュレッダーを使って処分する

シュレッダーを使った処分方法は、機密書類を処分するときの方法として最も王道なものです。最近では技術も進歩しており、より細かく、情報がもれにくくなるまで細かくしてくれるシュレッダーもあるため、愛用している人は多いでしょう。しかし、処分する機密書類が大量にある場合、たくさんの時間と大型のシュレッダーが必要不可欠となります。この場合、すべてを個人や会社で行おうとすると、業務に支障が生じてしまう可能性があるでしょう。また、シュレッダーにかけた後は大量のゴミが出ることになるため、それを片付けるのも大変な作業となります。

2-2.溶解処理で処分する

シュレッダーで処分する他に、最近注目されているのが溶解処理です。シュレッダーは手軽に機密書類を処分できて楽ですが、どうしても社内で使っていると騒音となってしまったり、チリのような細かいゴミがたくさん出てしまったりするなどの弊害が出てきます。融解処理の場合、業者に機密書類を渡して処分をお願いするという形になるため、そのようなデメリットもなく、手っ取り早く機密書類を処分できるでしょう。ただし、第三者に依頼することになるため、抵抗を感じる人も多いようです。

2-3.オフィスの片付けを専門としている不用品回収業者に依頼する

不用品回収業者の中には、オフィスの片付けも行ってくれているところがあります。そのような業者であれば、機密書類の処分方法もしっかりしているため、安心して処分を依頼することができるでしょう。とはいえ、こちらも融解処理と同じように第三者に渡して処分してもらうことになりますから、信頼できる業者選びを心がけなければなりません。直感で業者を選ぶのではなく、いくつかの業者を比較し、所在地や連絡先などもきちんと確認しながら慎重に選ぶようにしましょう。実際に問い合わせてみて、対応で選ぶのもおすすめです。

3.どんな書類が機密書類なの?

ひとくちに機密書類といっても、具体的にどのようなものがそのように区分されるのか、よく分からないという人もいらっしゃるでしょう。そこで、ここではどのような書類が機密書類に分類されるのか、具体的にご紹介していきます。

3-1.会社の機密事項が書かれているもの

まず、代表的な機密書類として挙げられるのが、会社の機密事項が書かれた書類です。主に次のようなものが、会社の機密事項が書かれた書類に当てはまります。

  • 設計図
  • 企画書
  • 会社専用口座の預金通帳
  • 見積書
  • 顧客台帳
  • 請求書
  • 決算に関する書類
  • 契約書
  • FAX用紙など

3-2.個人情報が書かれているもの

もう1つ重要な機密書類として挙げられるのが、顧客情報など個人情報が記載された書類です。主に次のようなものが、これに区分されます。

  • 名刺
  • 病院で使われていた患者さんのカルテ
  • 社員情報
  • 申込書
  • アンケート回答用紙
  • 郵便物
  • 契約書など

3-3.そのほかに機密書類となるもの

機密書類として代表的なのは、上記でご紹介した会社の機密が記載された書類と個人の情報が記載された書類です。しかし、その他にも機密書類に区分されるものがあります。ここでは、機密書類に区分される意外なものをご紹介しましょう。

  • 答案用紙
  • 行政文書
  • チケットや金券
  • 納税書類
  • 裁判資料など

まとめ

機密書類の処分方法と注意点についてご紹介してきましたが、いかがでしたか? 機密書類の処分は、普通の書類を処分するのとは違って、一歩間違えれば刑罰が課せられる可能性もあるため、危険です。しかし、適切な処分方法を知っておけば、そのようなトラブルも防ぐことができます。特に、業者を選ぶときは、信頼できる業者を慎重に選ぶことで、危険を回避して、効率よく書類の処分ができるのです。安全かつ効率よく機密書類を処分するためにも、この記事でご紹介した注意点を意識してみてくださいね。